 |
|
|
 |
|
|
|
| вопрос для умудренных опытом коллег |
|
Постов: 37
Дата регистрации: 12.10.2010 |
Коллеги, приветствую!
Обращаюсь за советом. Руководство поставило задачу: написать регламент/стандарт по подготовке и проведению мероприятий. Любых мероприятий. С описанием всех необходимых процедур, ролей, описанием сфер ответственности, способов оценки эффективности и т.п. Такая детализация и формализация, имхо, невозможна. Да и пользоваться таким талмудом практики не будут. Однако допускаю мысль, что кто-то сталкивался с чем-то подобным, документом типа брендбука по мероприятиям. Поделитесь идеями, какой ответ дать Чемберлену (руководству).
Из этого задания родилось еще одно - сделать универсальную заготовку по проведению собственных мероприятий (там где мы сами пишем программу, ищем партнеров и т.п.). В этой заготовке должны быть также отражены этапы подготовки, описаны спонсорские пакеты, приведены бюджеты на рекламные кампании, сценарии, списки потенциальных спонсоров. Может быть, я чего-то не понимаю, но мне кажется это сделать нереально. Я не права? |
|
 |
0 |
 |
0 |
| Комментарий понравился? |
|
0 |
|
0 |
   12.10.2010 14:47 |  |
|
|
|
Instant asshole, just add alcohol
Постов: 7600
Дата регистрации: 09.10.2003 |
для: SofyaPlaksina©
Могу дать образец сценария детского утренника. Сойдёт? |
|
--------
Жизнь опасна, потому что смертность стопроцентна © |
|
0 |
|
0 |
| Комментарий понравился? |
|
0 |
|
0 |
12.10.2010 14:57 | |
|
|
|
Camel Trophy'м
Постов: 1740
Дата регистрации: 18.02.2008 |
С таким настроением точно будет трудно...
Лично меня попытки написать регламенты на все случаи жизни пугают. Но я также понимаю - ничего невозможного нет. Другой вопрос - зачем и будет ли это работать... А может попробуем?
Да, перед тем как начать, меня смутило наличие двух формулировок для разных заданий. В первом вы пишите о "любых мероприятиях", а во втором о "собственных мероприятиях". Собственные - это вашего отдела (направления, департамента), надеюсь? Иначе страшно подумать для кого будет первый регламент.
Итак:
1. Для кого/чего (цель) проводятся мероприятия?
2. Кто является инициатором?
3. Кто является исполнителем?
4. - - участником?
5. - - контролирующей стороной? |
|
|
0 |
|
0 |
| Комментарий понравился? |
|
0 |
|
0 |
12.10.2010 15:06 | |
|
|
|
Sailor-Модератор
Постов: 4610
Дата регистрации: 23.05.2005 |
для: Трофим Верблюдов©
Ну и согласно классическому брифу "на фсио" добавляем как минимум
6. География проведения
7. Период проведения
А там, глядишь, дело и до бюджета дойдет.
для: SofyaPlaksina©
Вообще не самое сложное задание. Такую красоту можно расписать - закачаешься. Причем какого угодно объема. |
|
|
0 |
|
0 |
| Комментарий понравился? |
|
0 |
|
0 |
12.10.2010 15:17 | |
|
|
|
Постов: 37
Дата регистрации: 12.10.2010 |
Трофим, попробовать я готова. На самом деле выхода другого нет. Однако вопрос "зачем и кому это надо" меня не покидает и ответ неутешительный. Для специалистов-практиков, которые приходят в отдел, документ на добрую сотню страниц с пошаговыми инструкциями "как надо жить и работать" вызовет недоумение. Возможно, я не права. сужу по себе и знакомым коллегам. Одно дело - коротка, лаконичная и заточенная под специфику компании памятка, другое дело - "как для дураков" (цитата шефа, постановщика задачи) прописать все возможные шаги/роли. Но давайте пробовать.
Заданий действительно два:
1. общий регламент по мероприятиям. так звучала постановка задачи. я ее конкретизировала и пока предлагаю трехчастный документ: глава 1 - корпоративный стандарт компании ХХХ проведения мероприятий (зафиксировать цели-задачи-ожидаемый результат, вежливо встречать гостей, по итогам всем аудиториям отправлять оформленные отчеты, информировать сотрудников компании о происходящих событиях и т.п.); глава 2 - организация собственных мероприятий (мы проводим новый год для клиентов, мы проводим регату и т.п. - кто за что отвечает, какие нюансы и т.п.), глава 3 - участие в партнерских мероприятиях (нас пригласили стать партнером презентации/конференции..) - как принимать решение об участии, что узнать, как готовиться.
Отвечая на ваши вопросы: в зависимости от типа мероприятий меняются инициаторы/исполнители/участники. И так как мы говорим о регламенте сразу обозначить, например, период проведения и географию я не могу. Ведь хотят получить универсальный регламент - "для классных мероприятий". Как говорит мой начальник: "так, чтоб мы прогремели на весь город".
Karolina©, понимаю, что все этапы организации мероприятий нам известны и можно садиться да и описывать. Только ведь получится книга. Зачем? Их уже много. Как бы вы отреагировали, если бы в компании вам презентовали такой фолиант со словами: мы лучше вас знаем как надо, вот тут у нас все расписано. Где поле для креатива? Где будут учитываться риски, специфика рыночной ситуации и т.п.? |
|
|
0 |
|
0 |
| Комментарий понравился? |
|
0 |
|
0 |
12.10.2010 17:03 | |
|
|
|
Постов: 237
Дата регистрации: 17.09.2008 |
Если речь идет действительно о регламенте для конкретного предприятия, то задача вполне выполнимая.
Ну если конечно, это не эвент широкого профиля.
Целей ведь не так много. А определившись, можно собрать воедино под общим заголовком "Все возможные мероприятия нашей конторы".
|
|
|
0 |
|
0 |
| Комментарий понравился? |
|
0 |
|
0 |
12.10.2010 17:19 | |
|
|
|
Camel Trophy'м
Постов: 1740
Дата регистрации: 18.02.2008 |
для: SofyaPlaksina© ? Еще одна преграда - отсутствие (надеюсь пока) порядка в ваших собственных мыслях...
Давайте еще раз, помедленнее.
1. Чем вообще занимается ваша организация?
2. Попробуем классифицировать то, что вы называете мероприятиями. Я начну, а вы поправьте в соответсвии с вашей реальной обстановкой:
- мероприятия для коллектива (инициируют, организуют и участвуют только сотрудники предприятия)
- мероприятия для клиентов (инициируют, организуют и проводят сотрудники, участвуют клиенты компании)
- мероприятия для "неопределенного круга лиц" (организуются для привлечения новых клиентов из числа целевой аудитории) |
|
|
0 |
|
0 |
| Комментарий понравился? |
|
0 |
|
0 |
12.10.2010 17:27 | |
|
|
|
Постов: 37
Дата регистрации: 12.10.2010 |
для: Трофим Верблюдов© порядка в мыслях нет, каюсь :( они (мысли) атакуют меня с разных сторон, но с этим справится можно.
1. организация занимается строительством элитных коттеджных поселков.
2. по классификации согласна, могу дополнить:
- мероприятия для прессы (организуются сотрудниками, приглашаются СМИ)
- мероприятия для неопределенного круга лиц обозначила бы так: "для поддержания публичности, приобретения новых контактов". и к ним отнесла бы конференции, круглые столы.
- мероприятия для потенциальных клиентов. вот они организуются для привлечения новых клиентов из числа целевой аудитории |
|
|
0 |
|
0 |
| Комментарий понравился? |
|
0 |
|
0 |
12.10.2010 17:32 | |
|
|
|
Постов: 2352
Дата регистрации: 18.12.2006 |
для: SofyaPlaksina©,
нормальная задача, и документ нужный. Раз встал так вопрос, значит вы как минимум один раз освоили бюджет на мероприятие, не показав руководителю конкретного и понятного результата. Другое дело, что инвариантный регламент для любого мероприятия неизбежно получится довольно абстрактным (не руководящим, а концептуальным, рамочным) - типа PMBOK'а или стандарта ИСО 9001. |
|
|
0 |
|
0 |
| Комментарий понравился? |
|
0 |
|
0 |
12.10.2010 17:42 | |
|
|
|
Camel Trophy'м
Постов: 1740
Дата регистрации: 18.02.2008 |
для: SofyaPlaksina© Одна из причин хаоса в том, что вы путаете цели проведения и формат мероприятия. С точки зрения организации процесса важно разделить внутренние и внешние мероприятия, а уж для кого внешние - для прессы или еще для кого приглашенного, - вопрос втрого или даже третьего порядка.
Со специализацией разобрались... еще один уточняющий момент - примерный размер организации? до 100, до 500, 1000 сотрудников? Да и второй - сколько, грубо, мероприятий в год/месяц?
Итак, настаиваю что у вас три типа мероприятий:
1. Внутренние для собственного персонала (с возможным приглашением отдельных персоналий)
2. Мероприятия для действующих клиентов... Тут появились сомнения. Кого мы будем считать клиентами? Заказчиков? Они часто к вам обращаются повторно? Им вообще интересны ваши "увеселения"? Или речь о подрядчиках, поставщиках и прочих архитекторах-строителях?
3. Внешние мероприятия для прессы, будущих клиентов и прочих людей. Кстати, выставки у вас под опрделение мероприятия попадают?
Следующий этап. Кто инициирует проведение мероприятия? Это вообще происходи стихийно или составляется план на период?
Вариант:
- Директор/дирекция
- отдел продаж
- отдел эксплуатации
- отдел рекламы / PR |
|
|
0 |
|
0 |
| Комментарий понравился? |
|
0 |
|
0 |
12.10.2010 17:49 | |
|
|
|
Постов: 37
Дата регистрации: 12.10.2010 |
| для: koska© не совсем согласна, т.к. за всю историю существования отдела рекламы и PR не было ни одного мероприятия, которое руководители оценили бы как "хорошее, на которое можно равняться". все мои предшественники облиты грязью или как минимум пренебрежением. а единственным приемлимым результатом любой активности у нас считаются продажи. |
|
|
0 |
|
0 |
| Комментарий понравился? |
|
0 |
|
0 |
12.10.2010 17:54 | |
|
|
|
Постов: 37
Дата регистрации: 12.10.2010 |
для: Трофим Верблюдов© размер организации - 50 человек. Количество мероприятий - 2-3 крупных (с привлечением партнеров, рекламной кампанией) и около 3 небольших.
что касается клиентов - это люди, заключившие договор и те, кто находится в полушаге от этого знаменательного момента.
выставки под внешние мероприятия подпадают.
что касается инициирования: есть ряд мероприятий (крупные), которые инициируются Директорами, бОльшая часть мелких - отделом рекламы и изредка Директорами. |
|
|
0 |
|
0 |
| Комментарий понравился? |
|
0 |
|
0 |
12.10.2010 17:57 | |
|
|
|
Постов: 2352
Дата регистрации: 18.12.2006 |
Цитата, автор SofyaPlaksina:
...за всю историю существования отдела рекламы и PR не было ни одного мероприятия, которое руководители оценили бы как "хорошее, на которое можно равняться" ... а единственным приемлимым результатом любой активности у нас считаются продажи. |
Возьмете на работу? :) Если серьезно, то я не понял с чем вы не согласны...
|
|
|
0 |
|
0 |
| Комментарий понравился? |
|
0 |
|
0 |
12.10.2010 18:01 | |
|
|
|
Постов: 37
Дата регистрации: 12.10.2010 |
для: koska© я не согласна с тем, что не был показан результат. другой вопрос - коллеги ожидают только 1 результат - продажи. однако в моем убеждении не один только рекламист отвечает за продажи, он не всесилен.
перед каждым мероприятием мы оговариваем цели, мы (отдел рекламы) предлагаем оптимальный для этого формат, оговариваем сроки, необходимые для качественной реализации проекта. однако в последствии происходят метаморфозы с коллегами: вместо изначально оговоренных целей и результатов появляются другие, сроки утверждений не соблюдаются и т.п. очень похоже на эту историю: http://eprst2000.livejournal.com/119931.html |
|
|
0 |
|
0 |
| Комментарий понравился? |
|
0 |
|
0 |
12.10.2010 18:10 | |
|
|
|
Постов: 3643
Дата регистрации: 11.01.2008 |
Цитата, автор koska:для: SofyaPlaksina©,
нормальная задача, и документ нужный... типа PMBOK'а или стандарта ИСО 9001. |
Собственно такие стандарты и прописываются специалистами в своей области.
Ваша задача прописать бизнес-процесс согласно тех процедур, которые необходимо
выполнить.
|
|
|
0 |
|
0 |
| Комментарий понравился? |
|
0 |
|
0 |
12.10.2010 18:16 | |
|
|
|
Постов: 37
Дата регистрации: 12.10.2010 |
| для: GAAS© стандарт для PR/рекламных специалистов готовить - задача другого масштаба. и на нее я не замахиваюсь. а сейчас необходимо решить задачу написания регламент для конкретной компании, для ее руководителей и сотрудников. и вопрос заключается в том, что уже есть достаточно литературы по теме организации и проведению мероприятий с разной степень детализации, во время обучения в вузах студентов также учат этом. чем в этом случае будет отличаться корпоративный регламент от опубликованных книг? какую практическую ценность он будет иметь? |
|
|
0 |
|
0 |
| Комментарий понравился? |
|
0 |
|
0 |
13.10.2010 09:30 | |
|
|
|
Постов: 2352
Дата регистрации: 18.12.2006 |
Цитата, автор SofyaPlaksina:
... чем в этом случае будет отличаться корпоративный регламент от опубликованных книг? какую практическую ценность он будет иметь? |
Ну что вы в самом деле. Чтение книг - дело добровольное. А знание и следование корпоративным регламентам - должностная обязанность. |
|
|
0 |
|
0 |
| Комментарий понравился? |
|
0 |
|
0 |
13.10.2010 11:13 | |
|
|
|
Постов: 3461
Дата регистрации: 31.05.2005 |
для: SofyaPlaksina©
Очевидно, что в рамках вашей компании достаточно часто менялись люди, отвечающие за разнообразные мероприятия. Вот на каком-то этапе руководство и заинтересовалось, а почему у ожних подход один, у других другой, а в итоге отдача не так заметна. В написании регламента нет ничего плохого, более того, даже опытному сотруднику регламент поможет не пропустить тот или иной этап подготовки, не допустить аврала и т.п. нервотрепки.
При этом ничего сложного в написании регламента нет. Вот в качестве иллюстрации несколько форм, использующихся при участии в выставках. Вам по сути надо сделать что-то подобное, только с чуть большей детализацией. |
|
 | | формы для выставок.doc |
|
--------
Если кто из вас думает быть мудрым в веке сем, тот будь безумным, чтобы быть мудрым... (с) 1 Коринф. 3:19 |
|
0 |
|
0 |
| Комментарий понравился? |
|
0 |
|
0 |
13.10.2010 12:02 | |
|
|
|
Постов: 37
Дата регистрации: 12.10.2010 |
для: Savl© Спасибо. Вы ближе всех к истине - сотрудники менялись часто, после себя оставляя лишь негативные отзывы (хотя их ли в этом вина - разговор отдельный). И руководство действительно не понимает, чем занимается отдел и в чем секрет успешных мероприятий.
За шаблон спасибо, возьму на заметку. |
|
|
0 |
|
0 |
| Комментарий понравился? |
|
0 |
|
0 |
13.10.2010 12:10 | |
|
|
|
Camel Trophy'м
Постов: 1740
Дата регистрации: 18.02.2008 |
Я вот вечером-ночью подумал... Но Savl© опередил. 
Мне тоже вдруг пришла в голову идея, что руководство хочет увидеть просто хорошо (подробно) разаработанный план проведения мероприятия. Пусть это называется регламентом или стандартом, но вам нужно взять абстрактную выставку и просто составить план её подготовки, проведения и обработки результатов. Потом, при необходимости, этот же план можно доработать и для остальных ваших случаев.
Кстати, ума не приложу, зачем и как при вашей специализации делать мероприятия для прессы? Сколько журналистов можно собрать? Точнее что вы можете предложить прессе, чтобы журналисты стали терять время для личного посещения вашей конференции или презентации? Почему недостаточно рассылки пресс-релизов и покупки статей/новостей? Да и вообще не понятно зачем вам в новости лезть... Но это так, офф-топ. |
|
|
0 |
|
0 |
| Комментарий понравился? |
|
0 |
|
0 |
13.10.2010 12:19 | |
|
|
|
 | Только зарегистрированные пользователи могут оставлять сообщения в этом форуме |
|
|
|
|
|
© "ООО Состав.ру" 1998-2024
тел/факс: +7 495 225 1331 адрес: 109004, Москва, Пестовский пер., д. 16, стр. 2
При использовании материалов портала ссылка на Sostav.ru обязательна!
Администрация Sostav.ru просит Вас сообщать о всех замеченных технических неполадках на E-mail
|
|
|
|
